Dokument archiwalny

Na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego okazała się kolejna wersja przepisów dotyczących ochrony sygnalistów. Poza zmianą nazwy na "ustawę o ochronie sygnalistów" w projekcie przewidziano pewne nowe regulacje, które mogą mieć istotny wpływ na ochronę sygnalistów w szkołach i placówkach oświatowych. Wydaje się, że jesteśmy coraz bliżej wdrożenia unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów. Dlatego warto przybliżyć, jakie procedury będą musiały wdrożyć szkoły i jakie obowiązki będą spoczywały na nich w związku z ochroną sygnalistów.

Dyrektywa o sygnalistach nadal nie jest wdrożona

Unijna dyrektywa o sygnalistach obligowała do jej wdrożenia do krajowego porządku prawnego w dniu 17 grudnia 2021 r. Tak się nie stało i do dziś przepisy unijne nie są wdrożone w Polsce. Opublikowany został jednak nowy projekt ustawy o sygnalistach, który w szerszym stopniu niż pierwotnie zakładano może dotyczyć szkół i placówek oświatowych. Być może dojdzie więc do przyspieszenia prac legislacyjnych nad projektem ustawy i doczekamy się jej wejścia w życie w najbliższych miesiącach.

Kogo obejmą przepisy o sygnalistach wdrażające dyrektywę unijną

Obowiązek wprowadzenia ochrony sygnalistów według projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (wersja ze marca 2024 r.) nie obejmuje każdej szkoły i placówki. Otóż ochronę sygnalistów będą musiały wprowadzić co do zasady szkoły i placówki zatrudniające co najmniej 50 osób według stanu na dzień 1 stycznia i 1 lipca danego roku – zarówno publiczne jak i niepubliczne. Uwzględniani będą tu pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty (a nie "na głowę") ale też współpracownicy np. na umowach cywilnoprawnych. Szkoły te jako tzw. podmioty prawne będą musiały wprowadzić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (zwaną także procedurą zgłoszeń wewnętrznych). Wyjątkiem będą szkoły i placówki prowadzone przez gminy lub powiaty liczące mniej niż 10 tys. mieszkańców, dla których taka procedura nie będzie wymagana.

Procedurę zgłaszania naruszeń w związku z ochroną sygnalistów:

muszą wprowadzić szkoły i placówki (publiczne i niepubliczne) zatrudniające co najmniej 50 osób, z wyjątkiem prowadzonych przez gminy lub powiaty z mniej niż 10 tys. mieszkańców,
mogą wprowadzić szkoły i placówki (publiczne i niepubliczne) zatrudniające mniej niż 50 osób, a także prowadzone przez gminy lub powiaty z mniej niż 10 tys. mieszkańców (bez względu na liczbę zatrudnionych).

Kim jest sygnalista czyli osoba zgłaszająca naruszenia prawa - według projektu ustawy o sygnalistach z marca 2024 r.

Kto będzie miał status sygnalisty? Przede wszystkim wbrew częstemu mniemaniu nie będzie to osoba ustanawiana przez pracodawcą. Sygnalistą stanie się osoba, która dokona zgłoszenia naruszenie prawa w danej organizacji np. szkole. Osoba zgłaszająca nieprawidłowości zostanie wówczas objęta daleko idącą ochroną, o ile spełni określone warunki.

Ochrona sygnalisty wystąpi, gdy zgłaszający naruszenie prawa miał uzasadnione podstawy sądzić, iż informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego:

jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia,
stanowi informację o naruszeniu prawa.

Tylko w takim przypadku zgłoszenie naruszenia prawa będzie legalne i poskutkuje ochroną sygnalisty od momentu zgłoszenia.

Ochrona sygnalisty obowiązkiem pracodawcy i nie tylko

Sygnalistą będzie mógł zostać m.in.:

pracownik,
osoba świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. nauczyciel szkoły niepublicznej prowadzący zajęcia na podstawie umowy cywilnoprawnej),
stażysta,
wolontariusz,
praktykant,
kandydat do zatrudnienia i były pracownik (jeżeli zgłoszenie naruszenia, o którym informację uzyskano w kontekście związanym z pracą).

Co ciekawe, sygnalista to osoba także pomagająca w zgłoszeniu lub powiązana ze zgłaszającym (np. więzami rodzinnymi).

Zgłoszenie naruszenia prawa w szkole – jakich nieprawidłowości dotyczy

Według projektu przepisów o ochronie sygnalistów zgłoszenia naruszenia prawa mają dotyczyć następujących kwestii:

wolności i praw człowieka i obywatela;
korupcji;
handlu ludźmi;
prawa pracy;
zamówień publicznych;
usług, produktów i rynków finansowych;
przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
bezpieczeństwa transportu;
ochrony środowiska;
ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
bezpieczeństwa żywności i pasz;
zdrowia i dobrostanu zwierząt;
zdrowia publicznego;
ochrony konsumentów;
ochrony prywatności i ochrony danych osobowych;
bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

W katalogu tym brak jest zagadnień dotyczących prawa oświatowego. Naruszenia prawa zgłoszone w tym zakresie co do zasady nie będą skutkowały ochroną sygnalisty i nie będą rozpoznawane w ramach przyjętej procedury zgłaszania naruszeń prawa.

Status sygnalisty a zgłoszenie naruszenia prawa pracy

Do katalogu dodano jednak naruszenia w zakresie prawa pracy. Projekt ustawy przewiduje, że ochroną będą więc obejmowani sygnaliści, którzy zgłosili w szkole naruszenia przepisów Kodeksu pracy, ale nie tylko. W grę wchodzą naruszenia Karty Nauczyciela, rozporządzeń do tych przepisów, ale też regulacji wewnętrznych np. regulaminu wynagradzania nauczycieli.

Przykład Sygnalistą stanie się osoba, która zgłosi np. nadużycia polegające na przekraczaniu 40-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy nauczycieli.

Z drugiej strony w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych będzie można rozszerzyć katalog zagadnień objętych zgłoszeniami np. na kwestie objęte ustawą - Prawo oświatowe.

Przykład Osoba, która zgłosi nieprawidłowości w zakresie głosowania na radzie pedagogicznej, zostanie objęta ochroną sygnalisty tylko wtedy, gdy prawo oświatowe zostanie objęte zakresem zgłoszeń w procedurze zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w danej szkole.

Ochrona sygnalisty w placówce przed działaniami odwetowymi

Sygnalista, który dokonał legalnego zgłoszenia naruszenia prawa, ma być chroniony przed działaniami odwetowymi polegającymi zwłaszcza na:

odmowie nawiązania stosunku pracy;
wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny,
niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
przeniesieniu pracownika na niższe stanowisko pracy;
zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
mobbingu;
dyskryminacji;
naruszeniu dóbr osobistych;
niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.

Jeżeli pracodawca podejmie takie działania wobec sygnalisty, wówczas będzie musiał udowodnić, że kierował się obiektywnymi powodami.

Przykład W wyniku zgłoszenia naruszenia prawa przez nauczyciela dyrektor w ramach działań odwetowych skierował go na badania kontrolne bez żadnego racjonalnego uzasadnienia (w trybie art. 23 ust. 5 Karty Nauczyciela). Za miesiąc ponownie skierował go na takie badania. Takie działania w świetle prawa są legalne. Z drugiej strony nie mają one żadnego uzasadnienia i są uciążliwe dla nauczyciela. Mogą być więc uznane za działania odwetowe wobec sygnalisty.

Przykład Nauczyciel zgłosił nieprawidłowości w zakresie niewykonywania zaleceń w orzeczeniu poradni psychologiczno-pedagogicznej (brak wsparcia w postaci pomocy nauczyciela). W odpowiedzi dyrektor na posiedzeniu rady pedagogicznej stwierdził, że nauczyciel nie ma kompetencji i nie radzi sobie z dbaniem o bezpieczeństwo ucznia. W takim przypadku doszło do naruszenia dóbr osobistych nauczyciela a zarazem do działania odwetowego.

Co grozi za działania odwetowe wobec sygnalisty

Gdy sygnalista dozna szkody wskutek działań odwetowych ze strony szkoły, będzie mógł żądać od tej szkoły odszkodowania i to w pełnej wysokości. Będzie ono nie niższe niż dwunastokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszanego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, stosowanego od drugiego kwartału każdego roku przez okres jednego roku. Poza tym sygnalista będzie mógł kierować względem szkoły roszczenia o zadośćuczynienie.

Poza tym za podejmowanie działań odwetowych będzie groziła odpowiedzialność karna, włącznie z karą pozbawienia wolności do lat 2, a w przypadku uporczywych działań – nawet do lat 3.

Z drugiej strony odszkodowanie będzie przysługiwało także szkole, jeżeli dozna ona szkody wskutek świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę. W takim przypadku szkoła również będzie mogła żądać odszkodowania bądź zadośćuczynienia.

Wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń w szkole

Podstawowym zadaniem szkoły w związku z ochroną sygnalistów będzie opracowanie i wdrożenie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń. Celem tego dokumentu będzie uporządkowanie procesu zarządzania zgłoszeniami sygnalistów.

Procedura zgłaszania naruszeń - co powinna zawierać
Elementy obligatoryjne	Elementy fakultatywne
wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej szkoły lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń	wskazanie dodatkowych zagadnień objętych zgłaszaniem naruszeń
sposoby przekazywania zgłoszeń przez zgłaszającego wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej	wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności szkoły sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji
bezstronna, wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacyjnej szkoły, upoważniona do podejmowania działań następczych (w tym weryfikacji zgłoszenia i dalszej komunikacji ze zgłaszającym, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywania zgłaszającemu informacji zwrotnej)	informacja, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego bądź RPO z pominięciem wewnętrznej procedury
tryb postępowania z informacjami o naruszeniu prawa zgłoszonymi anonimowo
obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia	określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłaszania naruszeń, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej szkoły, a osoba dokonująca zgłoszenia uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych
obowiązek podjęcia działań następczych
maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej
zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych UE

Ochrona danych osobowych sygnalisty i nie tylko

W procedurze należy uwzględnić także wątek poufności sygnalisty. Otóż szkoła będzie musiała:

uniemożliwić nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem
zapewnić ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

Ochrona poufności dotyczy danych osobowych i innych informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze - ważne terminy w ustawie o ochronie sygnalistów

Podstawowym obowiązkiem będzie więc przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowanie działań następczych. Do działań następczych zalicza się:

ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu,
przeciwdziałanie naruszeniu prawa, którego dotyczy zgłoszenie (w tym postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych bądź zamknięcie procedury).

Przyjmowanie zgłoszeń będzie można powierzyć osobie lub jednostce wewnątrz szkoły (np. sekretarzowi szkoły) ale też podmiotowi zewnętrznemu. Z kolei działania następcze będzie można realizować jedynie przez osoby lub jednostki wewnętrzne.

Procedura zgłaszania naruszeń w szkole będzie musiała zawierać następujące terminy:

7 dni od otrzymania zgłoszenia – na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia;
3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia (a w razie niepotwierdzenia – licząc od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia) – na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej dotyczącej działań następczych.

Przyjęcie procedury zgłaszania naruszeń w 3 krokach

Aby przyjąć procedurę zgłaszania naruszeń, szkoła będzie musiała podjąć następujące kroki.

1.	Projekt	Szkołą przygotowuje projekt procedury i przedstawia go organizacjom związkowym działającym w tej szkole.
2.	Konsultacja związkowa	Szkoła będzie musiała przeprowadzić konsultację z: organizacjami związkowymi działającymi w szkole, albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz szkoły, wyłonionymi w trybie przyjętym w tej szkole (jeżeli w szkole nie działa organizacja związkowa). Opinie organizacji związkowych i przedstawicieli nie będą wiążące. Konsultacje mają trwać od 5 do 10 dni od dnia przedstawienia projektu.
3.	Notyfikacja	Szkoła podaje procedurę do wiadomości osób świadczących pracę na rzecz szkoły. Sposób zawiadomienia wybiera szkoła.
4.	Wejście w życie	Procedura wchodzi po upływie 7 dni od dnia notyfikacji.

Informacja o procedurze będzie przekazywana kandydatom do zatrudnienia już w momencie rozpoczęcia rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

3 kanały przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa

Ważnym elementem zgłaszania naruszeń prawa będą kanały przyjmowania zgłoszeń. Procedura będzie musiała określać możliwość zgłoszeń:

ustnych (telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej), oraz
papierowych lub elektronicznych.

Zgłaszający będzie mógł zażądać zorganizowania spotkania w celu dokonania zgłoszenia. W takim przypadku trzeba będzie je zorganizować w terminie 14 dni.

Szkoła z rejestrem zgłoszeń wewnętrznych

Procedura zgłaszania naruszeń to nie wszystko. Szkoła będzie miała także obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Rejestr taki będzie zawierał:

numer zgłoszenia;
przedmiot naruszenia;
dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
adres do kontaktu sygnalisty;
datę dokonania zgłoszenia;
informację o podjętych działaniach następczych;
datę zakończenia sprawy.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych będzie mógł prowadzić także podmiot zewnętrzny.

Dane osobowe i inne informacje w rejestrze mają być przechowywane przez 3 lata po zakończeniu:

roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub
postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Ochrona sygnalistów w szkole – krótki termin wejścia w życie

W nowym projekcie przewidziano 3-miesięczny termin wejścia w życie ustawy. Szkoły objęte obowiązkami wynikającymi z ustawy będą więc musiały wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych właśnie w tym terminie.

Na wdrożenie nowych rozwiązań pozostanie więc niewiele czasu i warto rozpocząć przygotowania do wprowadzenia takiej procedury.

Z drugiej strony obowiązek przyjmowania zgłoszeń naruszeń i ochrony sygnalistów nadal nie jest obowiązuje. Dlatego warto zachować ostrożność w korzystaniu z aplikacji oferujących obsługę zgłaszania naruszeń, a zwłaszcza takich, które zostały opisane jako zgodne z obowiązującymi przepisami. Takie przepisy póki co nie weszły bowiem w życie.

Źródło: