Od września 2022 r. wchodzi w życie art. 106a ustawy Prawo oświatowe. Zgodnie z nim szkoła podstawowa musi zapewnić uczniom jeden gorący posiłek w ciągu. Z nowymi regulacjami wiąże się więc obowiązek zawarcia umowy z wykonawcą dostaw lub usług oraz przeprowadzenie postępowania zakupowego. Podpowiadamy, jak oszacować wartość zamówienia związanego z żywieniem uczniów.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

Jakie są sposoby szacowania wartości
Jakie są sposoby ustalenia zakresu zamówienia na dostawę artykułów spożywczych
Jakie są sposoby opisu przedmiotu zamówienia
Jak wygląda przykładowy opis przedmiotu zamówienia
Czy catering również wymaga tworzenia opisu przedmiotu zamówienia

Żywienie uczniów od 1 września 2022 – sposoby realizacji obowiązku

Wejście w życie przywołanej regulacji zobowiązuje dyrektora do podjęcia stosownych działań w celu zapewnienia uczniom wyżywienia. Obowiązek ten może być realizowany poprzez zlecenie usług cateringu lub dostawę artykułów spożywczych.

Dyrektor szkoły musi ustalić sposób zapewnienia wyżywienia oraz wysokość należnej opłaty. Będzie również podpisywał umowę na realizację świadczeń mających na celu zapewnienie wyżywienia. Dojdzie tym samym do udzielenia zamówienia publicznego. Zawarcie umowy wymaga przeprowadzenia postępowania zakupowego, jeżeli:

wartość zamówienia będzie co najmniej równa 130.000 zł – w reżimie ustawy Pzp,
wartość zamówienia jest mniejsza niż 130.000 zł – według reguł opisanych w wewnętrznym regulaminie jednostki.

Ustalając wartość zamówienia, należy kierować się zasadami opisanymi w art. 35 ust. 1 ustawy Pzp. Świadczenia te należy bowiem zakwalifikować jako „powtarzające się”.

Jak szacować wartość zamówienia

Świadczenia powtarzające się lub podlegające wznowieniu, powinny być szacowane w oparciu o 12-miesięczne zapotrzebowanie zamawiającego, np. od września 2022 do sierpnia 2023. Przy szacowaniu wartości, należy wziąć pod uwagę:

rzeczywistą łączną wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia, albo
łączną wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.

W przypadku umowy na okres wrzesień-czerwiec, może okazać się, że zamawiający powinien dodatkowo „domówić” dostawy w okresie letnim. Taka umowa, choć krótsza i na mniejszą wartość, będzie jednak zawierana po przeprowadzeniu procedury stosownej dla wartości zakupów spożywczych w okresie 12-miesięcznym.

Nie ma jedynego właściwego sposobu szacowania

W przypadku gdy zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw/tożsamych usług, wartością zamówienia jest ich łączna wartość. Dzieje się tak, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

Nie ma w przepisach określonego jedynego właściwego sposobu szacowania. Można więc szacować „na przyszłość”, lub w oparciu o dane „z przeszłości”. Dane te muszą zostać zaktualizowane pod kątem ich ilości i wartości. O tym, który sposób jest właściwy i odpowiedni w danej sytuacji decyduje zamawiający.

W pierwszym wariancie szacowania, zamawiający powinien ustalić:

wartość udzielonych w okresie 12- miesięcy zamówień,
czy ilość prognozowanych na kolejny rok zamówień/świadczeń odpowiada tej z poprzednich 12 miesięcy,
w jaki sposób zmieniła się wartość zamawianych świadczeń.

Drugi wariant szacowania nakazuje ustalić:

prognozowane zapotrzebowanie na kolejny rok,
cenę prognozowanego zakresu świadczeń.

Sposoby szacowania wartości

Szacowanie wartości dostawy artykułów spożywczych lub usług cateringowych może odbyć się w następujący sposób:

zamawiający ustala stawkę za żywienie dziecka (3 posiłki) - stawka ta powinna uwzględniać aktualne ceny żywności lub usług cateringowych,
uzyskaną stawkę mnożymy przez liczbę dzieci, które mogą korzystać z żywienia oraz liczbę dni funkcjonowania stołówki lub szkoły w przypadku usług cateringowych.

Sposoby ustalenia zakresu zamówienia na dostawę artykułów spożywczych

Istnieje potrzeba łącznego szacowania wszystkich kategorii asortymentowych artykułów spożywczych. Nie majednoznacznych wytycznych. Dotychczas, bez względu na rodzaj zamówienia, obowiązkowi łącznego szacowania podlegały zamówienia tożsame. Tożsamość była rozpoznawana w trzech obszarach – przedmiotu, czasu i wykonawcy.

Jeśli zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw. Nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych (art. 30 ust. 2 ustawy Pzp). Nastąpiła więc modyfikacja zasad szacowania zamówień, których przedmiotem są dostawy.

Zamawiający jest zobowiązany do łącznego szacowania nie tylko tożsamych dostaw, ale również i tych „podobnych”.

Jako przykład dostaw podobnych ustawodawca europejski wskazuje wprost dostawy różnych rodzajów żywności. Dodatkowo wskazuje, że zazwyczaj wykonawca działający w danym sektorze byłby zainteresowany dostawą takich artykułów jako części swojego normalnego asortymentu. Dostawy podobne to produkty o identycznym lub podobnym przeznaczeniu, co zazwyczaj (nie zawsze) znajduje odzwierciedlenie w specyfice działalności wykonawców danego rynku. Zaleca się więc łączne szacowanie artykułów spożywczych.

Sposoby opisu przedmiotu zamówienia

W przypadku artykułów spożywczych istotne jest doprecyzowanie wszelkich wymogów odnośnie do zamawianego świadczenia. Tak w zakresie smaku (np. jabłka słodkie lub słodko-kwaśne), składu (ilość mikro- i makroskładników) czy terminu przydatności do spożycia. Wymagania zamawiającego muszą być uzasadnione jego potrzebami.

Należy mieć w szczególności na uwadze regulacje zawarte w:

ustawie z 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (art. 52c),
rozporządzeniu Ministra Zdrowia z 26 lipca 2016 roku w sprawie grup środków spożywczych przeznaczonych do sprzedaży dzieciom i młodzieży w jednostkach systemu oświaty oraz wymagań, jakie muszą spełniać środki spożywcze stosowane w ramach żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży w tych jednostkach.

Akty te wskazują sposób doboru środków spożywczych stosowanych w ramach żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży w jednostkach systemu oświaty. Muszą one spełniać nie tylko odpowiednie wymagania dla danej grupy wiekowej, wynikające z aktualnych norm żywienia, ale także szereg specjalnych wytycznych dotyczących ich właściwego „dawkowania”.

W praktyce sprowadza się do dookreślenia, że cena jednostkowa w przypadku owoców i warzyw będzie dotyczyła kg żywności, w przypadku artykułów „paczkowanych” zaś opakowania o skonkretyzowanej wadze. Wskazanie zamówienia ilości zamiast wagi produktu pozbawia zamawiającego prawa do kwestionowania dostaw z uwagi na ich rzeczywisty rozmiar. Dodatkowo nie zapewnia porównywalności oferowanych świadczeń.

Wymagania zamawiającego muszą być uzasadnione potrzebami

Opisując przedmiot zamówienia, zamawiający nie jest upoważniony do posługiwania się znakami towarowymi, w tym także marką czy nazwą producenta z uwagi na istnienie możliwości opisania przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń.

Nie ma przeciwskazań, aby określać widełki makroskładników w danym produkcie. Należy jednak pamiętać, że wymagania zamawiającego muszą być uzasadnione jego potrzebami.

Opis zamówienia na żywność nie sprowadza się jedynie do zamieszczenia wykazu asortymentu, który będzie przedmiotem dostawy. Powinien uwzględniać wszystkie wymagania i okoliczności, które mogą mieć wpływ na sporządzenie oferty, a jednocześnie znajdują uzasadnienie w faktycznych potrzebach zamawiającego.

Przykładowy opis przedmiotu zamówienia

Nazwa żywności Główny Kod CPV – 15 00 00 00-8	Spełnia/ nie spełnia
Wykaz składników obowiązkowych/ewentualnie procentowa zawartość danego składnika/ilość określonych składników lub kategorii składników etc. np. wymagany skład produktu: nie więcej niż ….g cukru, ….g soli/….g sodu, …..g tłuszczu w 100g produktu gotowego do spożycia
Ilość netto żywności – wskazanie jednostki miary oraz ilości żywności, która podlega wycenie. Np. opakowanie o wadze 200g, kg jabłek. Do wyceny należy przyjąć ww. jednostkę miary. Zamawiający dopuszcza tolerancję w ilościach pomiędzy złożonym zamówieniem a realizacją dostawy nie więcej niż - +/- ….. gram
Data minimalnej trwałości lub termin przydatności do spożycia, ewentualnie okres przydatności spożycia od dnia dostawy, np. dostarczane produkty muszą być wyprodukowane w dniu dostawy
Specjalne warunki przechowywania
Sposób pakowania/zabezpieczenia żywności
Warunki dostawy np.: przy każdej dostawie zamawiający wymaga przedstawienia handlowego dokumentu identyfikacyjnego (HDI) zgodnie z ustawą z 16 grudnia 2005r. o produktach pochodzenia zwierzęcego oraz rozporządzeniem WE 853/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z 29 kwietnia 2004 r. ustanawiającego szczególne przepisy dotyczące higieny w odniesieniu do żywności pochodzenia zwierzęcego jaja konsumpcyjne muszą być oznakowane weterynaryjnym numerem zakładu oraz zdezynfekowane za pomocą promienia ultrafioletowego
Inne wymagania, np.: żywność nie zawiera barwników, konserwantów, przeciwutleniaczy i regulatorów kwasowości, emulgatorów, środków spulchniających żelujących itp., wzmacniaczy smaku oraz substancji słodzących nabłyszczających, niedopuszczalne jest dostarczanie pieczywa produkowanego z ciasta głęboko mrożonego, bez dodatku cukru i soli.
Terminy i godziny dostaw

Przygotowując opis dostawy artykułów spożywczych, zamawiający powinien zastrzec nie tylko obowiązek dostarczenia do siedziby zamawiającego, ale również, jeżeli jest taka potrzeba, wniesienia zakupionych towarów do wskazanego pomieszczenia. W przypadku gdy „miejsce docelowe” znajduje się w znacznej odległości od miejsca rozładunku, np. dostarczenie towaru wymaga jego wniesienia po schodach, taka informacja również powinna być wykonawcy przekazana. Jest to istotne w sytuacji gdy zakres planowanych dostaw jest znaczny i ma to wpływ na organizację pracy wykonawcy.

Orientacyjne wskazanie ilości zamawianych artykułów

Dla opisu przedmiotu zamówienia na sukcesywne świadczenia znaczenie ma również treść art. 433 pkt 4 ustawy Pzp. Zgodnie z jego brzmieniem, projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać m.in. możliwości ograniczenia zakresu zamówienia przez zamawiającego bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron. Tym samym, zamawiający jest wciąż uprawniony do zastrzeżenia w opisie, że ilości zamawianych artykułów spożywczych wskazane w formularzu są orientacyjne, nie wiążą zamawiającego i służą jedynie do porównania ofert.

Taki zapis upoważni zamawiającego do skonsumowania mniejszego zakresu zamówienia, niż ten ustalony jako zakres podstawowy. Możliwość taka musi zostać w pewien sposób ograniczona poprzez wskazanie minimum, które na pewno zostanie zrealizowane albo, nawet w przypadku braku realizacji, zostanie opłacone.

Dostarczanie posiłków do szkół również wymaga tworzenia opisu przedmiotu zamówienia

W katalogu usług społecznych zostały umiejscowione m.in. usługi dostarczania posiłków do szkół, czyli catering. Taka kwalifikacja sprawia, że wielu zamawiających decyduje się na zlecanie usług w zakresie cateringu na innych zasadach niż wynika to z ustawy Pzp. Takie postępowanie jest jednak błędem.

Od 1 stycznia 2021 r. zamawiający nie ma już takiej swobody w ustanawianiu procedury wyboru wykonawcy usługi społecznej, jaką dawała dotychczasowa ustawa Pzp z 2004 r. To zamawiający ustalał wszelkie szczegóły przebiegu procedury zmierzającej do wyboru wykonawcy. Jedyne wytyczne, które stawiały granice swobodzie zamawiającego polegały na obowiązku udzielenia zamówienia w sposób przejrzysty, obiektywny i niedyskryminujący oraz na uregulowaniu w ogłoszeniu co najmniej terminu składania ofert.

Takie działanie jest już jednak niedopuszczalne. Przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi stosuje się przepisy ustawy właściwe dla zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne - jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych jest mniejsza niż równowartość kwoty 750 000 euro, nie mniejsza jednak niż 130 000 zł. Tym samym zamawiający jest zobowiązany do postępowania analogicznie jak przy udzielaniu zamówień klasycznych o wartości poniżej progów unijnych. Powyższe wynika z art. 359 pkt 2 ustawy Pzp.

Zamawiający, który zleca usługę społeczną, respektuje również wszystkie zasady tworzenia opisu przedmiotu zamówienia.

Przeczytaj również: