Pracodawcy mają obowiązek przeglądu dokumentacji pracowniczej i usuwania danych. Sprawdź w jakich przypadkach należy to zrobić.

Zakres danych osobowych pracownika

Aktualnie pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych w następującym zakresie:

imię (imiona) i nazwisko;
datę urodzenia;
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
wykształcenie;
kwalifikacje zawodowe;
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Natomiast po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca może żądać od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

adres zamieszkania;
numer PESEL, a w przypadku jego braku ‒ rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

W praktyce dane te pozyskuje się w tzw. kwestionariuszach osobowych. Należy jednak pamiętać, że kwestionariusze nie powinny obejmować innych danych, takich jak np. miejsce urodzenia.

Kiedy konieczne usunięcie danych

Obecnie nie można już przetwarzać niektórych danych osobowych pracowników lub członków ich rodzin. Czy zatem dane te powinny być usunięte z dokumentacji pracowniczej? To zależy od tego, czy przepisy obowiązujące w dniu pozyskania uprawniały do przetwarzania tych danych. Należy więc ustalić, w jakim celu i czy w oparciu na przepisy prawa (a jeżeli tak, to jakie) pozyskiwano dane osobowe kandydata do pracy lub pracownika.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych kopie legitymacji studenckiej dziecka pracownika pozyskane w związku z ubieganiem się o nauczycielski dodatek mieszkaniowy. Przepisy obowiązujące w momencie pozyskania tej kopii nie dawały podstawy do przetwarzania takich danych osobowych. Dlatego kopia legitymacji powinna być usunięta.

Co istotne, konieczność usunięcia danych osobowych dotyczy także dokumentacji byłych pracowników.

Usuwamy dane czy cały dokument

Jeżeli w aktach osobowych lub w pozostałej dokumentacji pracowniczej widnieje dokument, którego nie powinno tam być (gdyż tam złożony został bez podstawy prawnej), wówczas dopuszczalne jest usunięcie całego dokumentu. Jeśli dotyczy to akt osobowych, to należy pamiętać o konieczności ponownego ich ponumerowania.

Może jednak okazać się, że dokument został złożony zgodnie z prawem, ale zawiera nadmiarowe dane, według stanu prawnego obowiązującego w dniu złożenia tego dokumentu. Wtedy sam dokument nie powinien być usuwany, ale należy dokonać anonimizacji nadmiarowych danych osobowych.

Najlepszym rozwiązaniem jest tu trwałe wyczernienie lub zamazanie nadmiarowych danych.