Oryginały dokumentów w aktach osobowych pracowników szkoły – kiedy dopuszczalne

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem (§ 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej). W niektórych przypadkach dokumenty zamieszczane w aktach osobowych mogą być przechowywane w oryginale. Dotyczy to:

1. dokumentów sporządzanych przez pracodawcę (np. umowy o pracę lub umowy innego rodzaju zawierane z pracownikiem) lub wytworzonych na jego zamówienie (np. w związku z przeprowadzeniem szkoleń wstępnych bhp pracowników),
2. kwestionariuszy osobowych pracowników i osób ubiegających się o zatrudnienie (kandydatów),
3. dokumentów wytwarzanych w toku postępowania o nałożenie kary porządkowej,
4. wniosków pracowników (np. o wydanie świadectwa pracy, o udzielenie urlopu bezpłatnego, o udzielenie urlopów związanych z rodzicielstwem, np. urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego itp.),
5. dokumentów stanowiących potwierdzenie zapoznanie się przez pracownika z określonymi dokumentami pracodawcy (np. z regulaminem pracy i wynagradzania, oceną ryzyka zawodowego itp.).