Od 1 stycznia 2019 r. ma zostać skrócony do 10 lat okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiana ta nie obejmie jednak wszystkich umów o pracę a dodatkowo okres ten będzie mógł zostać wydłużony.

Zasada: przechowywanie dokumentów przez 10 lat od ustania zatrudnienia

Aktualnie pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację aż przez 50 lat. Tak długi okres przechowywania dokumentów ma zagwarantować dostępność informacji na temat okresu zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia w celu uzyskania świadczeń z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jednakże jednocześnie generuje duże koszty dla pracodawców. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy będą mieli obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy będą przewidywały dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b planowanego brzmienia Kodeksu pracy).

Dokumentacja ma być przechowywana przez 10 lat od chwili zakończenia stosunku pracy i w tym okresie pracodawca musi zagwarantować możliwość jej odczytania i wykorzystania.

Dziesięcioletni okres przechowywania akt osobowych będzie dotyczył wszystkich umów o pracę zawartych od 1 stycznia 2019 r. W przypadku umów o pracę zawartych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. będzie możliwe skrócenie okresu archiwizacji, jeżeli pracodawca przekaże do ZUS tzw. raport informacyjny, obejmujący m.in. zestawienie wypłaconego ubezpieczonemu przychodu w latach 1999-2018.

Wyjątek 1: Obowiązek przechowywania dokumentów do czasu zakończenia postępowania

Zgodnie z planowaną nowelizacją, jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

1) jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia;

2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, przedłuża się o 12 miesięcy.

Chodzi tu postępowanie cywilne, karne, administracyjne, dyscyplinarne lub inne, jeżeli dokumentacja pracownicza stanowi lub może stanowić w nim dowód.

Wyjątek 2: Kontynuacja prowadzenia dokumentacji w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika

Planuje się, by w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o w którym pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację kadrową, kontynuować jej prowadzenie. W związku z tym pracownik nie będzie musiał przedkładać ponownie tych dokumentów, które znajdują się już w jego teczce pracowniczej, zaś okres przechowywania całej dokumentacji będzie biegł od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Źródło:

Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (wersja skierowana do podpisu Prezydenta)

Opracowanie: Anna Trochimiuk