Jak szkoły mogą wdrożyć plastikowe e-legitymacje?

E-legitymacja, znana też jako elektroniczna legitymacja szkolna, to nowoczesna forma identyfikacji uczniów, która przypomina wielkością typowy dowód osobisty lub kartę kredytową. Zawiera te same informacje, co jej papierowy odpowiednik, jednak tradycyjne pieczątki zostały zastąpione nowoczesnymi hologramami.

Elektroniczna legitymacja oferuje szereg funkcji znacznie wykraczających poza tradycyjny, papierowy blankiet, m.in.:

• możliwość wykorzystania jej jako karty dostępu do pomieszczeń w szkole,

• karnetu do stołówki,

• karty bibliotecznej,

• a nawet biletu na publiczne środki transportu.

Zalety e-legitymacji szkolnych to też trwałość i odporność na uszkodzenia. Są one zdecydowanie bardziej wytrzymałe niż papierowe odpowiedniki, które łatwo ulegają zniszczeniu, wyginają się czy blakną. Dodatkowo, plastikowe karty można sprawnie zdezynfekować, co w dzisiejszych czasach ma niebagatelne znaczenie dla zachowania higieny.

E-legitymacja szkolna to również wygoda użytkowania. Uczniowie mogą nosić je w portfelach, etui na telefon czy przypiąć do smyczy, co eliminuje problem zgubienia dokumentu.

Oprócz praktycznych korzyści, wprowadzenie e-legitymacji to także krok w kierunku digitalizacji procesów edukacyjnych. Przedstawia szkoły jako nowoczesne instytucje, które dostosowują się do zmieniającego się świata oraz technologii.

Nowa ustawa o e-legitymacjach wywołała niemałe poruszenie wśród dyrekcji oraz sekretarzy szkół. Największymi problemami są kwestie organizacyjne i oczywiście... budżet.

Placówki mogą skorzystać z dwóch opcji – zakupu zestawu do samodzielnej personalizacji oraz wydruku lub zlecenia przygotowania e-legitymacji przez zewnętrzne firmy.

Zestaw zawiera:

• drukarkę do kart,

• oprogramowanie do personalizacji danych i wydruku,

• blankiety e-legitymacji,

• folie,

• hologramy,

• karty czyszczące.

Ile kosztuje taki zestaw? Firma UNI+SKK Technology, oficjalnie upoważniona przez MEN do pośrednictwa w dystrybucji blankietów i druków dokumentów publicznych, oferuje dwa warianty: dla dużych lub małych i średnich szkół. Liczba dostępnych w zestawie kart, folii oraz hologramów może zostać dostosowana do indywidualnych potrzeb, a ceny pełnego zestawu zaczynają się już od 4474 zł netto. Więcej informacji tutaj: https://www.uniskk-technology.com/e-legitymacje/

Posiadanie własnej drukarki do e-legitymacji daje pełną kontrolę nad procesem tworzenia identyfikatorów. Dzięki temu możliwe jest bieżące zarządzanie danymi osobowymi uczniów, co jest kluczowe w świetle przepisów o ochronie danych osobowych, takich jak RODO. Ponadto, dzięki własnym urządzeniom, szkoły mogą na bieżąco dodrukować pojedyncze egzemplarze legitymacji, co jest niezwykle wygodne w przypadku zgubienia przez ucznia jego dokumentu.

Wyższe koszty początkowe na zakup sprzętu i szkolenie personelu szybko się zwracają, obniżając bieżące wydatki operacyjne. Placówki nie muszą już wydawać pieniędzy na usługi zewnętrzne, co eliminuje:

• czas oczekiwania na realizację,

• koszty wysyłki,

• ryzyko udostępnienia danych osobowych uczniów firmom trzecim.

Wiele szkół decyduje się też na zakup wspólnej drukarki dla całej Gminy czy Centrum Usług Wspólnych, co pozwala rozbić koszty.

Jednak samodzielne stanowisko do personalizacji wiąże się z koniecznością odpowiedniego przeszkolenia personelu odpowiedzialnego za procesy drukowania. Niezbędne jest również regularne zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne oraz zarządzanie kopiami zapasowymi oprogramowania.

Outsourcing wydruku legitymacji szkolnych to przede wszystkim niższe koszty początkowe, co jest szczególnie atrakcyjne dla mniejszych instytucji, które nie potrzebują stałego dostępu do drukarki.

Jednak zlecenie wydruku firmom zewnętrznym niesie również pewne wyzwania. Przekazywanie danych osobowych uczniów zewnętrznym firmom może budzić obawy związane z bezpieczeństwem i prywatnością tych informacji. Instytucje muszą dokładnie sprawdzić, czy ich partner biznesowy stosuje odpowiednie środki ochrony danych zgodnie z przepisami RODO.

Dodatkowo zależność od zewnętrznych dostawców może prowadzić do wydłużonego czasu oczekiwania, zwłaszcza w okresach wzmożonego zapotrzebowania, jak na początku roku szkolnego. Taka sytuacja może skutkować opóźnieniami w dostarczeniu ważnych dokumentów, co bywa problematyczne zarówno dla administracji, jak i uczniów.

Problem stanowią również duplikaty. Za każdym razem, gdy uczeń zgłasza zagubienie lub zniszczenie legitymacji, musi uiścić opłatę w wysokości 9 zł, a szkoła wydaje mu nowy dokument. W przypadku zamówienia pojedynczych egzemplarzy koszty mogą jednak wzrosnąć, obejmując nie tylko cenę samej legitymacji, ale także opłatę za dostawę.

Jeśli nie wiesz, którą opcję wybrać - samodzielny wydruk czy współpracę z zewnętrznym dostawcą - zapraszamy do bazy wiedzy poświęconej elegitymacjom, gdzie obie kwestie są szczegółowo opisane.

Artykuł sponsorowany