Przepisy prawa oświatowego nie określają sposobu tworzenia księgi protokołów. Za przechowywanie protokołów z zebrań komisji i zespołów odpowiedzialny jest dyrektor. W jaki sposób zabezpieczamy taką księgę? Podpowiadamy w artykule.

Dowolna forma księgi

Księga protokołów może być prowadzona w formie dowolnej (segregator, bindowanie, wpinanie do skoroszytu, zszycie itp.). Istotne jest, aby znajdowały się w niej uporządkowane wg kolejności protokoły rady pedagogicznej z danego okresu (np. roku szkolnego).

Jak zabezpieczyć księgę protokołów

Zabezpieczenie księgi w wersji papierowej przed nieuprawnioną ingerencją zaczyna się już na etapie tworzenia protokołów. Powinny być zabezpieczone przed:

wymianą (wyjęciem) dowolnej strony protokołu (np. wszystkie strony protokołu parafowane są przez przewodniczącego rady pedagogicznej i protokolanta),
wprowadzeniem dodatkowej strony do protokołu (np. na końcu każdego protokołu zamieścić zapis: protokół zawiera …stron, protokół zawiera … załączników lub ponumerować wzrastająco strony kolejnych protokołów – kontynuowanie numeracji).

Zabezpieczaniu protokołów przed utratą wiarygodności służy:

numerowanie protokołów w obrębie roku szkolnego oraz dodatkowo numerowanie stron w obrębie jednego protokołu,
numerowanie narastająco stron w obrębie kolejnych protokołów,
prowadzenie ewidencji protokołów,
podpisywanie protokołów przez członków rady pedagogicznej,
parafowanie każdej strony protokołu co najmniej przez trzy osoby z rady.

Zabezpieczenie zestawienia protokołów

Księga protokołów powinna być zabezpieczona przed:

wymianą (wyjęciem) dowolnego protokołu ze zbioru protokołów,
wprowadzeniem dodatkowego protokołu do protokołu zbioru protokołów.

W tym celu strona tytułowa księgi powinna informować, jakiego roku szkolnego dotyczy. Pierwszą pozycję w księdze stanowi wykaz/zestawienie wszystkich protokołów włączonych do księgi wraz z listami obecności i załącznikami. Zestawienie protokołów także powinno być zabezpieczone przed ingerencją, np. podpisane przez przewodniczącego rady pedagogicznej i wyznaczonych dwóch członków rady pedagogicznej oraz opatrzone pieczątką.

Zestawienie może być np. w formie tabeli (liczba porządkowa, numer protokołu, data, syntetyczny opis najważniejszych spraw objętych protokołem, np. uchwalenie wyników klasyfikacji i promocji uczniów, opiniowanie projektu planu finansowego szkoły, uchwalenie projektu zmian w statucie).

Niezbędna odpowiednia klauzula

Inne rozwiązanie w przypadku, gdy protokoły mają ponumerowane strony wzrastająco od pierwszego protokołu do ostatniego. Wówczas opieczętowaną i podpisaną przez dyrektora księgę zaopatruje się klauzulą: "Księga zawiera … stron i obejmuje protokoły rady pedagogicznej w roku szkolnym …/… od numeru … do numeru …”.

Księga protokołów nie może być wynoszona poza budynek szkoły. Stosowne zapisy dotyczące sposobu dokumentowania pracy rady powinny być zawarte w regulaminie jej działalności.

Wanda Pakulniewicz