Placówka oświatowa niewątpliwie jest administratorem danych osobowych i ciążą na niej obowiązki w zakresie RODO. Czy dotyczy to również analizy ryzyka i DPIA?

Analiza ryzyka w każdym podmiocie publicznym

Analiza ryzyka to obligatoryjny dla wszystkich administratorów osobowych wymóg oceny tego, czy przetwarzanie danych osobowych w danej organizacji generuje rodzaje ryzyka i jakie. Skoro bowiem to na administratorze ciąży obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, to ten sam administrator musi dokonywać okresowej ogólnej oceny rodzajów ryzyka zagrażających temu przetwarzaniu.

Ponieważ zgodnie z zasadą rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO administrator musi być w stanie wykazać przestrzeganie przepisów, to warto taką ocenę wykonać pisemnie czy też w formie elektronicznej i okresowo aktualizować.

Jeszcze raz należy podkreślić, że ten obowiązek dotyczy wszystkich administratorów, bez względu na ich wielkość czy zakres działalności. A więc dotyczy także placówek oświatowych.

Ogólna ocena ryzyka może być przeprowadzona z użyciem dowolnej metodologii, aby tylko pozwoliła ona na rzetelną (tj. prawdziwą i kompletną) ocenę ryzyka – i to będzie przedmiotem zainteresowania organu nadzorczego w toku ewentualnej kontroli. Jedną z powszechniej stosowanych metodologii jest SO/IEC 27002 – praktyczne zasady zabezpieczania informacji.

DPIA? Raczej nie w placówce oświatowej

Poza ogólną analizą ryzyka przepisy przewidują obowiązek oceny skutków dla ochrony danych osobowych (DPIA). Zgodnie z art. 35 ust. 1 RODO, jeżeli dany rodzaj przetwarzania – w szczególności z użyciem nowych technologii – ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych. Artykuł 35 ust. 9 pozwala administratorowi danych osobowych, w stosownych przypadkach, na zasięgnięcie opinii osób, których dane dotyczą, lub ich przedstawicieli w sprawie zamierzonego przetwarzania, bez uszczerbku dla ochrony interesów handlowych lub publicznych lub bezpieczeństwa operacji przetwarzania.

Artykuł 35 ust. 7 RODO wymaga, aby ocena zawierała:

systematyczny opis planowanych operacji przetwarzania i celów przetwarzania, w tym, gdy ma to zastosowanie – prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora;
ocenę, czy operacje przetwarzania są niezbędne oraz proporcjonalne w stosunku do celów;
ocenę ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą;
środki planowane w celu zaradzenia ryzyku, w tym zabezpieczenia oraz środki i mechanizmy bezpieczeństwa mające zapewnić ochronę danych osobowych i wykazać przestrzeganie niniejszego rozporządzenia, z uwzględnieniem praw i prawnie uzasadnionych interesów osób, których dane dotyczą, i innych osób, których sprawa dotyczy.

Oczywiście każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie, niemniej jednak nie ma podstaw, aby sądzić, że placówki oświatowe wymienione w pytaniu w zakresie RODO generują wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Dlatego w zdecydowanej większości przypadków DPIA w placówce oświatowej nie będzie konieczne.