Dokument archiwalny

Dzisiaj w biznesie liczy się głównie efektywność oraz czas – to one stają się wyznacznikami sukcesu oraz elementami budowania przewagi konkurencyjnej. Jednym z kroków do osiągnięcia wydajności na pożądanym poziomie jest bez wątpienia cyfryzacja dokumentów, a konkretniej elektroniczny obieg faktur. Przekonaj się, dlaczego jest on tak ważny, jakie narzędzia i technologie są wykorzystywane w tym procesie oraz jakie korzyści przynosi jego automatyzacja.

Cyfryzacja dokumentów – krok w stronę wdrożenia elektronicznego obiegu faktur

Cyfryzacja dokumentacji to proces przekształcania tradycyjnych dokumentów papierowych na formę elektroniczną. Jest to pierwszy krok w drodze do wdrożenia elektronicznego obiegu faktur. Digitalizacja dokumentów umożliwia przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie dokumentów w formie elektronicznej, co znacznie ułatwia zarządzanie nimi – praktycznie bez ograniczeń, z dowolnego miejsca i czasu na świecie. Jednak wszystko w ramach wydanych uprawnień – tu kontrola dostępu jest niezwykle precyzyjna i skuteczna. Eliminuje też ryzyko utraty dokumentów, które może wystąpić w przypadku dokumentacji papierowej. Ułatwia rozliczanie faktur, a także podpisywanie i autoryzowanie ich.

Elektroniczny obieg faktur a systemy OCR

Programy do odczytywania dokumentów, znane również jako systemy OCR (Optical Character Recognition), są przydatnym narzędziem w procesie elektronicznego obiegu faktur. Działają one na zasadzie rozpoznawania tekstu z dokumentów skanowanych lub w formacie PDF i przekształcania go na postać cyfrową. Dzięki temu możliwe jest automatyczne przetwarzanie faktur, co znacznie przyspiesza proces ich księgowania i płatności, eliminując niemal całkowicie żmudną pracę manualną (segregowanie, przepisywanie itd.).

Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści

Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur w firmie niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim przekłada się to na oszczędność czasu i pieniędzy.

Oszczędność czasu i pieniędzy

Proces księgowania faktur jest znacznie szybszy i bardziej efektywny, co pozwala uniknąć opóźnień w płatnościach i związanych z nimi kosztów. Ponadto, eliminuje się ryzyko błędów ludzkich, które mogą wystąpić podczas ręcznego przetwarzania faktur.

Łatwiejsze zarządzanie dokumentami

Programy do obiegu dokumentów w firmie umożliwiają zarządzanie fakturami, a także segregowanie, archiwizowanie i przetwarzanie ich. Takie systemy pozwalają na definiowanie reguł przepływu dokumentów, określanie, kto ma dostęp do konkretnych faktur. Są niezastąpione w nowoczesnej księgowości, finansach oraz administracji.

Kontrola nad procesem

Dodatkowo, elektroniczny obieg faktur pozwala na lepszą kontrolę nad procesem oraz generowanie raportów i analiz, co ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji w firmie.

Ochrona środowiska

Elektroniczny obieg faktur redukuje potrzebę korzystania z dokumentów papierowych, co wpływa pozytywnie na środowisko (zmniejszenie ilości zużywanego papieru oraz zużycia energii potrzebnej do jego produkcji i przetwarzania).

Nie tylko ze względów ekonomicznych, ale też ekologicznych

Szacuje się, że w Polsce wystawianych jest rocznie 1,5 miliarda faktur papierowych, co odpowiada papierowi pochodzącemu z wycinki 255 tysięcy drzew! Jeśli do tej pory myślałeś, że prowadząc biznes, nie masz wpływu na ekologię, teraz jest dobry moment, aby to zmienić z pomocą elektronicznego obiegu faktur.

Artykuł sponsorowany