Dokument archiwalny

Firmy i przedsiębiorstwa są zobowiązane, aby przechowywać poufne dane i dokumenty przez przynajmniej kilka lat, nawet jeśli nie są one już używane ani aktualne. Jest to spowodowane zapisami prawnymi. Wykorzystują do tego tradycyjne archiwa, które przechowują uporządkowane papiery. Coraz częściej są one przerabiane na wersje cyfrowe i umieszczane na dyskach lub w chmurze.

Historyczne znaczenie archiwizacji

„Archiwizacja” w tradycyjnym znaczeniu oznacza zachowywanie zapisów historycznych. Archiwa właśnie służyły jako oryginalne źródła do badań nad poszczególnymi tematami. Przechowywane zapisy były jedynymi, oryginalnymi kopiami, w przeciwieństwie do książek w bibliotece, mających w obiegu więcej niż jeden egzemplarz.

Nowoczesna digitalizacja

W nowoczesnym oprogramowaniu do zarządzania dokumentami elektronicznymi archiwizacja ma szczególnie istotne znaczenie. Dzięki temu systemowi możliwe jest przeniesienie mało używanych danych z drogiej pamięci podstawowej do tańszych urządzeń pamięci dodatkowej. Digitalizacja dokumentów jest dodatkowym zabezpieczeniem przed ich utratą, a dodatkowo daje możliwość szybkiego i łatwego dostępu do owych danych.

Zwiększona wydajność

Podjęcie takiej strategii archiwizacji zmniejsza wydatki danego przedsiębiorstwa oraz poprawia wydajność jego wewnętrznego systemu, który w przeciwnym razie może zostać spowolniony. Według badań naukowców większość danych produkcyjnych nie ma niezbędnego znaczenia dla aktualnych działań firmy, więc dostęp do nich nie musi być natychmiastowy. W takim wypadku archiwizacja dokumentów w profesjonalnej firmie może usprawnić wewnętrzne procesy. Takie podejście przekłada się na lepszą wydajność i sprawniejszą obsługę dokumentacji.

Kompleksowość i integralność działań

Archiwizacja elektroniczna może obejmować łączenie wielu plików, często ich kompresję i szyfrowanie. Taka praktyka może zmniejszyć wymagania dotyczące przestrzeni dyskowej, a szyfrowanie może sprawić, że dane będą jeszcze bardziej chronione i dostępne tylko dla upoważnionych osób. Dzięki algorytmom wykrywania błędów, które sprawdzają, czy kopia powiela oryginał jeden do jednego możliwa jest całkowita integralności zarchiwizowanych danych.

Aktualizacja oprogramowania do archiwizacji

Ze względu na niezwykle szybki postęp technologiczny w branży informatycznej sprzęt i oprogramowanie wykorzystywane do tworzenia danych szybko się dezaktualizują. Ochrona danych jest w tym znaczeniu trochę bardziej skomplikowana, ponieważ wymaga regularnej aktualizacji. Kluczowa zatem będzie współpraca z profesjonalną firmą, która zadba o bezpieczeństwo całego procesu, jak i będzie miała dostęp do najnowszej technologii w zakresie profesjonalnej archiwizacji dokumentacji.