Dokumentowanie udzielanej pomocy psychologiczno-pedagogicznej

Za właściwe prowadzenie dokumentacji w przedszkolu i szkole odpowiada dyrektor (§ 26 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji). Rozstrzygnięcia w zakresie sposobu prowadzenia dokumentacji powinny wynikać z ustalonej w szkole instrukcji kancelaryjnej, określającej m.in. wzory dokumentów, oraz z jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Zasady te powinny zostać zakomunikowane pracownikom w formie zarządzenia dyrektora regulującego szczegółowe kwestie związane z:

• prowadzeniem określonych dzienników, w tym również miejscem ich przechowywania,
• zasadami udostępniania, z uwzględnieniem przestrzegania przepisów związanych z ochroną zawartych w nich danych osobowych.

Obowiązujący w szkole obieg dokumentacji powinien określać również sposób archiwizowania dokumentów po zakończeniu roku szkolnego, miejsce i okres przechowywania dokumentacji według określonej kategorii archiwalnej.

Instrukcja kancelaryjna powinna zostać uzgodniona w porozumieniu z archiwum państwowym.

Niezbędna dokumentacja prowadzona przez specjalistów

Podstawę prawną prowadzenia dokumentacji przez specjalistów stanowi rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Zgodnie z jego regulacjami każdy specjalista zatrudniony w szkole jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji swojej pracy. Rozporządzenie wskazuje rodzaj koniecznych dokumentów oraz zakres niezbędnych informacji, które powinny zostać uwzględnione w tych dokumentach. Nie narzuca jednak konkretnego wzoru i pozostawia szkole możliwość przyjęcia najbardziej dla niej przydatnego i celowego sposobu dokumentowania podejmowanych działań.

Jaką dokumentację powinien zgromadzić dyrektor w zakresie pomocy psychologiczno-pedagogicznej w szkole? Wymagana dokumentacja jest określona w ww. rozporządzeniu § 22 i 26 rozporządzenia w sprawie pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Przedszkole, szkoła i placówka prowadzą: 

• dzienniki innych zajęć – w związku z zakresem danych wpisywanych do dziennika konieczne jest opracowanie programów poszczególnych zajęć oraz udokumentowanie działań związanych z oceną efektywności udzielanej pomocy oraz wniosków do pracy z uczniem ukierunkowanych na poprawę jego funkcjonowania (§ 20 ust. 9 ww. rozporządzenia). Specjaliści powinni również prowadzić dzienniki swoich zajęć;
• indywidualna teczka dla każdego dziecka/ucznia – dokumentacja badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, doradcę zawodowego, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę, a także indywidualne programy edukacyjno-terapeutyczne oraz indywidualne programy zajęć.