Materiał Partnera

Nauczyciele i inni pracownicy jednostek oświatowych każdego roku sporządzają liczne dokumenty dotyczące uczniów. Dotyczą one nie tylko spraw formalnych, związanych z uczęszczaniem do placówki, ale też postępów w nauce. Jak prawidłowo przygotowywać, przechowywać i archiwizować dokumenty uczniów?

Dokumentacja elektroniczna i papierowa

Już od kilku lat większość szkół prowadzi dokumentację uczniów w formie elektronicznej, choć nie sposób całkowicie scyfryzować system szkolnictwa. Weźmy pod uwagę na przykład sprawdziany czy prace własne uczniów, które mają formę papierową, a nadal stanowią element dokumentacji szkolnej. Placówki muszą zabezpieczyć ją w taki sposób, aby nie wpadła w niepowołane ręce. Przechowywanie dokumentów trwa 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym straciły one praktyczne znaczenie dla organu. Mając na uwadze przeciętną liczbę uczęszczających do szkoły dzieci, każdego roku powstaje sporo dokumentów wymagających archiwizacji.

Na czym polega archiwizacja dokumentacji uczniów?

Archiwizacja dokumentów najczęściej odbywa się w placówce. Przy czym, aby było to możliwe, musi ona dysponować odpowiednim archiwum, zlokalizowanym w bezpiecznym miejscu. Warto pamiętać, że w tego typu dokumentach występują dane osobowe, a często także inne informacje chronione prawnie, na przykład poświadczające o zdrowiu fizycznym czy psychicznym ucznia. Archiwizacja musi być prowadzona w taki sposób, aby:

w każdym momencie móc uzyskać swobodny dostęp do akt,
nie doszło do wycieku danych wrażliwych,
dokumenty zachowały się w stanie nienaruszonym do terminu wymagalności.

Przepisy nie zabraniają korzystać z usług firm zewnętrznych, które dysponują dobrym zapleczem archiwizacyjnym i innymi zasobami.

Jak niszczyć dokumenty szkolne?

Dokumenty uczniów powinny być zniszczone niezwłocznie po upływie terminu wymagalności. Obowiązek ten wynika z RODO, jednak ma też wymiar praktyczny. Im więcej papierów zalega w archiwum, tym większe koszty ponosi placówka. Niszczenie dokumentów to zadanie, które - podobnie jak w przypadku archiwizacji - można powierzyć firmie zewnętrznej. Warto mieć na uwadze, że utylizacji podlega zarówno dokumentacja papierowa, jak i elektroniczna. Dyrektor placówki powinien opracować stosowne procedury, które następnie zostaną wdrożone. Ich brak skutkuje nie tylko nieporządkiem w archiwum, ale też naraża na wyciek danych, który może okazać się katastrofalny w skutkach. Ponadto dyrektor placówki odpowiada za prawidłową utylizację danych, których odtworzenie nie będzie możliwe.

Artykuł sponsorowany